BPMS: Interne Studie

19. November 2007

Aufgrund der grossen Nachfrage, hier unser fertiges Intalio-Projekt “Geschäftsreise”. Um es in den Workspace zu importieren, bitte das Zip-Archiv entpacken und anschliessend im Intalio Designer im ‘File’-Menü ‘Import’, ‘Other…’ auswählen und dann ‘Existing Projects into Workspace’ selektieren.


14. August 2007

Die Erstellung eines ausführbaren Prozesses direkt aus dem Modell heraus ist ein spannendes Thema, das wir in unserem Artikel in der iX behandelt haben (s.u.).
Als Beispiel implementierten wir mit dem BPMS Intalio einen Prozess zur Bearbeitung von Geschäftsreiseanträgen.
In diesem einfachen Prozess stellt ein Mitarbeiter einen Reiseantrag. Dieser wird an seinen Manager weitergeleitet, der anhand der Angaben den Antrag annimmt oder ablehnt. Der Mitarbeiter bekommt anschließend eine Nachricht über den Status des Antrages zugesendet.
Um zu zeigen, wie einfach eine solche Prozessimplementierung ist, haben wir folgende Screencasts zusammengestellt, die alle wichtigen Schritte von der Modellierung über die Implementierung bis zur Ausführung zeigen.


18. Juli 2007

In der aktuellen Ausgabe (August 2007) der Zeitschrift “iX”, Deutschlands führendem Magazin für professionelle IT, haben wir einen Artikel über das Geschäftsprozessmanagementsystem Intalio veröffentlicht.
Intalio bietet das erste kostenfreie System zum Aufbau einer prozessorien-tierten IT an. Es muss sich nicht hinter der kostenpflichtigen Konkurrenz verstecken und stellt dadurch eine günstige Alternative zur Implementierung von Geschäftsprozessen dar.
Näheres erfahren Sie in unserem Artikel, den wir Ihnen mit Einverständnis der iX kostenlos zum Download anbieten.



17. März 2007

Herr Meier von der Produktion ruft bei Frau Müller vom Einkauf an. Es wäre bald an der Zeit, eine Beizanlage zu ersetzen und sie solle dazu mal ein paar Angebote einholen.
Frau Müller schaut darauf im ERP-System nach einem passenden Lieferanten - leider wird sie nicht fündig. Sie übergibt daher diese Aufgabe an Sascha, den Azubi, der jedoch in der Berufsschule ist - sie hinterlässt ihm eine Nachricht.
Am nächsten Tag sucht Sascha im Internet ein paar Lieferanten heraus, telefoniert diese ab und fordert Angebote im Auftrag von Frau Müller an. Diese erhält nach ein paar Tagen Angebote für Heizanlagen.
Was ist passiert? Sascha konnte wohl die Schrift von Frau Müller nicht lesen. Nachdem natürlich er die Schuld für dieses Missgeschick bekommt (obwohl die Schrift von Frau Müller wirklich unleserlich ist), stellt er für das zweite Mal eine korrekte Anfrage.

Keine Angst, diesen Ad-Hoc Prozess modelliere ich nun nicht.
Stattdessen hier eine elegantere Lösung des Problems, modelliert in BPMN:

Beschaffung einer Anlage

Frau Müller gibt in ein IT-System den Produktnamen ein, erhält mögliche Lieferanten, reduziert deren Menge anhand wählbarer Kriterien und sendet eine Anfrage an alle ausgewählten Lieferanten per Email - mit einem Klick. Ein wählbares Kriterium könnte beispielsweise sein, dass lediglich Anfragen an zertifizierte Lieferanten gesendet werden sollen.
Die klaren Vorteile sind, dass es durch die IT-Unterstützung a) schneller geht und b) Fehler vermieden werden.
Dieser Prozess ist ein einfaches Beispiel für die Nutzung eines externen Dienstes, in diesem Fall wer-liefert-was?.
Mit Adobe Flex haben wir Ihnen eine Implementierung des Prozesses zur Demonstration erstellt. Beachten Sie bitte, dass dieses Beispiel nur Testdaten und keine realen Lieferanten enthält. Wenn Sie Interesse an einer Version haben, die reale Daten aus wer-liefert-was? verwendet, so senden wir Ihnen diese auf Anfrage gerne kostenlos zu.


14. März 2007

Geht es Ihnen auch so? Ihre Kunden ‘vergessen‘ Ihre Rechnungen zu bezahlen? Abhilfe schafft hier ein professionelles Debitorenmanagement.
Sicherlich unterstützt Sie Ihr ERP-System beim Management Ihrer Debitoren, aber was ist für den Fall, dass der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt? Wie ist dann das Inkasso geregelt? Gibt es einen standardisierten Prozess?
Einen externen Dienstleister mit dem Debitorenmanagement zu beauftragen klärt diese Fragen und erhöht dadurch die Anzahl der Forderungseingänge. Und nicht nur das: wurden vorher die Rechnungen und Mahnungen per Hand erstellt, spart diese Prozessauslagerung sogar Geld.
Vor der Auslagerung sollte der Prozess jedoch modelliert werden, um die Kommunikation zwischen Ihrem Management und der EDV-Abteilung, die die Änderungen am ERP-System vornimmt, zu vereinfachen.
Betrachten wir zunächst den Kontext des Teilprozesses, wie er in Ihrem ERP-System aussehen könnte:

Debitorenmanagement im ERP

Zur Vereinfachung wird in der Modellierung nur der Sonnenscheinfall behandelt, dass der Kunde auch zahlt - für die Modellierung der Prozessauslagerung ist dieser Detailgrad ausreichend.
Möchte man das Debitorenmanagement nun auslagern, benötigt man für die Modellierung ein Konstrukt, um zwei Akteure zu modellieren: Ihr ERP-System und der Debitorenmanager.
Der von uns verwendete BPMN Standard bietet hierzu eine einfache Möglichkeit, die sogenannten Swimlanes. Kurz gesagt ermöglichen es diese die einzelnen Arbeitsschritte nach ihren ausführenden Akteuren zu partitionieren. Beachten Sie für das Beispiel, dass jeder Akteur nur an einem Schritt gleichzeitig arbeitet, während Arbeitspakete unterschiedlicher Akteure jedoch gleichzeitig ausgeführt werden können (Ihr ERP-System läuft hoffentlich weiter während der Debitorenmanager arbeitet).
Eine Modellierung der Prozessauslagerung könnte dann folgendermaßen aussehen:

Debitorenmanagement im ERP ausgelagert

Die Kommunikation der beiden Akteure findet über das Senden und Empfangen von Nachrichten, den sogenannten Message Events von BPMN, statt. Diese sorgen in dem Beispiel dafür, dass der Arbeitsablauf des Debitorenmanagers erst mit dem Empfang der Rechnungsdaten startet und mit dem Zahlen der Forderung endet, während das ERP-System auf die Zahlung wartet.
Beachten Sie, dass in dem Beispiel von Ihrem ERP-System nur die Rechnungsdaten an den Debitorenmanager übergeben werden - Druck und Versand erledigt dieser für Sie.


9. März 2007

Geschäftsabläufe enthalten Ausnahmefälle. Dem Kunden mitzuteilen, dass man nicht wisse, was zu tun sei, ist in so einem Fall eine sehr schlechte Idee (Erinnern Sie sich an den letzten Anruf im Call-Center, als man Ihnen freundlich mitteilte, dass man Ihnen leider nicht weiterhelfen könne?).
Daher ist es notwendig Ausnahmefälle in der Prozessdokumentation zu berücksichtigen - die Frage ist nur, wie man dies am Besten tut.
Der von uns favorisierte und von IBM entwickelte BPMN Standard zur Prozessmodellierung bietet mit den sogenannten Exception Flows explizit eine Möglichkeit zur Modellierung von Ausnahmefällen.
Bei diesen handelt es sich, kurz gesagt, um eine Umleitung des Kontrollflusses, für den Fall, dass eine Ausnahme auftritt.
Aber Ausnahmefall ist nicht gleich Ausnahmefall - Exception Flows bieten sich bei der Behandlung von Ausnahmen an, für die es keine fachlich eindeutige Erklärung gibt - beispielsweise bei einem Fehler des IT-Systems.
Gibt es jedoch eine fachlich eindeutige Erklärung - in unserem Call-Center beispielsweise, wenn der Kunde verärgert scheint - so bietet BPMN die Möglichkeit, den Kontrollfluss über ein Kontrollelement (Gateway) beliebig umzuleiten.
Der Unterschied ist, dass über ein Kontrollelement die Bedingung für die Umleitung des Kontrollflusses frei gewählt werden kann, während ein Exception Flow auf jegliche Ausnahmen reagiert.

Hier die Modellierung des fachlichen Ausnahmefalls bei einem Call-Center in BPMN (sinnvollerweise wird jedoch nicht erst gewartet, bis der Kunde verärgert ist - der Anruf wird an einen Experten weitergeleitet, wenn der Kunde nicht zufrieden scheint):

Callcenter

Doch wofür benötigt man nun die Exception Flows? Folgende Erweiterung des Beispiels verwendet einen Exception Flow für das Auftreten eines sonstigen Fehlers. In diesem Fall wird, zur Steigerung der Kundenzufriedenheit, der Kunde manuell zurückgerufen.

Callcenter mit Ausnahmefall